Jednym z podstawowych obowiązków każdego pracodawcy, niezależnie od wielkości firmy czy branży, jest prawidłowe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracowników. Przepisy Kodeksu pracy precyzują, jakie dokumenty należy gromadzić, w jakiej formie oraz jak długo należy je przechowywać. Celem tych przepisów jest zapewnienie porządku prawnego, ochrona interesów obu stron stosunku pracy oraz zabezpieczenie materiału dowodowego w razie ewentualnych sporów.
W tym artykule przyjrzymy się szczegółowo, czym jest dokumentacja pracownicza, co powinna zawierać, jakie są zasady jej przechowywania, oraz w jakiej formie (oryginały, kopie) może być prowadzona.
Czym jest dokumentacja pracownicza?
Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać dokumentację związaną ze stosunkiem pracy. Może to robić zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Dokumentacja ta dzieli się na dwie główne części:
- Akta osobowe pracownika
- Dokumentacja związana z przebiegiem zatrudnienia
Każdy pracodawca musi zadbać o to, by dokumentacja była prowadzona w sposób rzetelny, zgodny z obowiązującym prawem i możliwa do przedstawienia w przypadku kontroli np. przez Państwową Inspekcję Pracy czy ZUS.
Dokumentacja osobowa to kluczowy aspekt pracy w dziale kadr, dlatego warto dbać o bieżącą znajomość przepisów z nią związanych. W tym celu doskonałym wsparciem mogą być szkolenia z teczki osobowej pracownika.
Obowiązek przechowywania dokumentów
Kodeks pracy (art. 94 pkt 9b) nakłada na pracodawcę obowiązek przechowywania dokumentów pracowniczych w sposób zapewniający ich:
- poufność,
- integralność,
- kompletność,
- dostępność.
Dokumenty te powinny być zabezpieczone przed uszkodzeniem lub zniszczeniem, zarówno podczas trwania stosunku pracy, jak i po jego zakończeniu. Po ustaniu zatrudnienia pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumenty przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiązano lub wygaszono stosunek pracy (chyba że inne przepisy przewidują dłuższy okres archiwizacji).
Nieprzestrzeganie tych zasad wiąże się z sankcjami – zgodnie z art. 281 § 1 pkt 6 i 7 Kodeksu pracy, za nieprowadzenie lub niewłaściwe przechowywanie dokumentacji pracowniczej grozi grzywna od 1000 zł do nawet 30 000 zł.
Z czego składają się akta osobowe?
Dokumentacja pracownika, gromadzona w ramach akt osobowych, podzielona jest na pięć części, oznaczonych literami od A do E:
- Część A – zawiera dokumenty dostarczone przez kandydata na etapie rekrutacji, jak dane osobowe, skierowania na badania wstępne oraz wyniki tych badań.
- Część B – dokumenty związane z zawarciem umowy o pracę oraz dokumentacja bieżącego przebiegu zatrudnienia (np. aneksy do umowy, zmiany warunków pracy).
- Część C – obejmuje dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy, np. wypowiedzenia, porozumienia stron, świadectwa pracy.
- Część D – dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracownika, np. notatki o karach porządkowych.
- Część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości lub badaniami na obecność substancji odurzających (na podstawie § 3 Rozporządzenia z 10 grudnia 2018 roku).
Co jeszcze wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej?
Poza aktami osobowymi, pracodawca musi prowadzić także dokumentację związaną bezpośrednio z przebiegiem zatrudnienia. Są to między innymi:
- ewidencja czasu pracy,
- dokumenty urlopowe,
- listy płac i wnioski o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
- dokumenty związane z przydziałem odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej,
- dokumenty dotyczące ekwiwalentu za użytkowanie prywatnej odzieży w pracy oraz jej pranie.
Oryginały i kopie – co powinno znaleźć się w dokumentacji?
Często pojawia się pytanie, czy pracodawca może przechowywać oryginały dokumentów przedstawionych przez pracownika. Otóż – nie zawsze.
Zgodnie z § 5 rozporządzenia dotyczącego dokumentacji pracowniczej, w przypadku dokumentów własnych pracownika (np. dyplomy, świadectwa pracy), pracodawca powinien jedynie sporządzić kopię, a następnie poświadczyć ją za zgodność z oryginałem. Oryginał należy zwrócić pracownikowi.
W praktyce mamy do czynienia z trzema rodzajami dokumentów:
- Dokumenty przedstawione przez pracownika – np. świadectwa, certyfikaty, dyplomy. Przechowywane są kopie, poświadczone za zgodność z oryginałem.
- Pisma od pracownika do pracodawcy – np. wnioski o urlop, wypowiedzenia. Pracodawca powinien gromadzić oryginały tych dokumentów.
- Dokumenty sporządzane przez pracodawcę – np. umowa o pracę, zakres obowiązków. Sporządzane są w dwóch egzemplarzach – jeden trafia do pracownika, drugi do jego akt osobowych.
Przykłady z praktyki
Przykład 1:
Nowo przyjęty pracownik przyniósł oryginalne świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia. Kadrowa, upoważniona do poświadczania dokumentów, wykonała ich kopie, umieściła adnotację „zgodne z oryginałem”, podpisała się i opatrzyła datą. Oryginały zostały oddane pracownikowi.
Przykład 2:
Pracownik przedstawił kserokopię dyplomu ukończenia studiów. Pracodawca poprosił o oryginał dokumentu w celu potwierdzenia jego autentyczności, ponieważ na podstawie samej kopii nie można poświadczyć zgodności. Dopiero po okazaniu oryginału można było wykonać poświadczoną kopię.
Oświadczenia stron stosunku pracy
Do dokumentów, które powinny znaleźć się w aktach osobowych, należą również różne pisma wynikające z relacji między pracownikiem a pracodawcą. Są to m.in.:
- umowa o pracę i jej zmiany,
- zakres obowiązków,
- potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy i BHP,
- dokumentacja dotycząca monitoringu lub kontroli trzeźwości,
- wypowiedzenia, porozumienia o zmianach warunków zatrudnienia,
- dokumenty dotyczące urlopów macierzyńskich, rodzicielskich, ojcowskich i wychowawczych,
- oświadczenia dotyczące uprawnień związanych z rodzicielstwem,
- umowy o zakazie konkurencji,
- dokumenty związane z pracą zdalną i elastyczną organizacją pracy.
Dokumenty te powinny być przechowywane w oryginale, ponieważ zawierają podpisy potwierdzające ich autentyczność. Pracodawca nie musi robić ich kopii – mogą być włączone bezpośrednio do akt osobowych.
Dokumentacja elektroniczna
Obecnie pracodawcy mają wybór – dokumentację mogą prowadzić zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku tej drugiej formy, bardzo ważne jest zachowanie odpowiednich procedur archiwizacji, bezpieczeństwa danych oraz zgodności z przepisami RODO. Systemy elektroniczne muszą zapewniać możliwość wydrukowania dokumentów, ich odtworzenia i zabezpieczenia przed modyfikacją.
Poznaj dokumentację pracowniczą od podszewki!
Poprawna dokumentacja pracownicza to fundament sprawnego zarządzania kadrami i klucz do uniknięcia problemów podczas kontroli. Centrum Verte oferuje praktyczne szkolenie z dokumentacji pracowniczej, dzięki któremu dowiesz się, jak prawidłowo prowadzić akta osobowe, jakie dokumenty są obowiązkowe i jak skutecznie organizować teczki pracownicze.
Te szkolenia prowadzone są przez doświadczonych specjalistów, którzy krok po kroku omówią najważniejsze kwestie i odpowiedzą na Twoje pytania. Dołącz do szkolenia i zadbaj o zgodność dokumentacji z przepisami!
Podsumowanie
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej to nie tylko formalność, ale także obowiązek prawny, którego niedopełnienie może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi. Pracodawca musi mieć świadomość, jakie dokumenty gromadzić, jak je przechowywać oraz kiedy stosować oryginały, a kiedy wystarczą kopie.
Najważniejsze kwestie, o których warto pamiętać:
- Akta osobowe muszą być kompletne i podzielone na 5 części.
- Dokumenty przechowuje się przez minimum 10 lat po zakończeniu stosunku pracy.
- Oryginały niektórych dokumentów muszą być zwracane pracownikowi – w ich miejsce w aktach przechowuje się kopie, poświadczone za zgodność z oryginałem.
- Pisma kierowane między stronami stosunku pracy przechowywane są w oryginale.
- Brak właściwego prowadzenia dokumentacji może skutkować grzywną.
Chcesz znać przepisy dotyczące akt pracowniczych? Zapisz się na szkolenia z akt osobowych!